Les coûts cachés de l'impression au bureau (et comment les maîtriser)

Demandez à la plupart des chefs d'entreprise combien leur coûte l'impression au bureau, et vous obtiendrez un regard perplexe suivi d'une estimation approximative. Ce n'est pas une critique à leur égard. L'impression est l'une des rares dépenses d'exploitation importantes que presque personne ne suit de près, et c'est précisément pour cette raison qu'elle a tendance à grimper en flèche sans que l'on s'en rende compte.

L'imprimante en elle-même est rarement à l'origine du problème. Les véritables fuites financières se produisent à des endroits qui n'apparaissent jamais sous la forme d'une simple ligne dans un budget. Voici où va réellement l'argent, et ce que vous pouvez faire pour y remédier.

Le prix affiché ne représente qu'une infime partie

Lorsque les entreprises réfléchissent aux coûts d'impression, elles pensent à la commande de toner et à la dernière facture d'entretien. Ce sont là les coûts visibles. Ce sont aussi les plus modestes. Mais si l'on ajoute à cela les consommables achetés à la hâte, les temps d'arrêt, le temps de travail du personnel et le gaspillage, le total s'avère systématiquement plus élevé que ce que l'on aurait pu imaginer, et la quasi-totalité de ces coûts n'est pas prise en compte.

Si ce coût reste caché, c’est parce qu’il est réparti entre une douzaine de petites catégories dont personne ne fait le total. Faisons-en le total.

Commandes d'approvisionnement d'urgence à des prix majorés

Lorsqu’une imprimante partagée tombe à court de toner en plein après-midi de forte activité, personne ne prend le temps de comparer les prix. Quelqu’un se précipite au magasin le plus proche ou passe une commande urgente, et l’entreprise paie le prix public, voire plus, pour du toner qu’elle aurait pu acheter bien moins cher avec un peu d’anticipation. Multipliez cela par chaque appareil et chaque mois, et la différence entre une gestion réactive et une gestion active des commandes de consommables s’accumule rapidement.

Une approche gérée remplace les achats de panique par un réapprovisionnement automatique. Les fournitures vous parviennent avant que vous ne soyez à court, à des tarifs négociés, ce qui vous évite de payer la « taxe de commodité ».

Une interruption de service qui empêche plusieurs personnes de travailler

Lorsqu'une imprimante personnelle tombe en panne, une seule personne en subit les désagréments. Lorsqu'un appareil partagé au bureau tombe en panne, c'est toute l'équipe qui en dépend qui se retrouve bloquée. Les factures ne sont pas envoyées. Les contrats ne sont pas imprimés. Quelqu'un passe la majeure partie de sa matinée en attente au téléphone avec le service d'assistance au lieu de faire son travail.

Les temps d'arrêt constituent le coût d'impression le plus sous-estimé, car ils ne se traduisent pas par une facture. Ils se traduisent par une perte de productivité, et cette perte est bien réelle. La maintenance préventive et un service après-vente rapide ont justement pour but de limiter la fréquence et la durée de ces interruptions.

Votre équipe informatique assure également le support technique pour les imprimantes

Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, la personne chargée de réparer les imprimantes est également responsable du réseau, de la sécurité et de la stratégie technologique proprement dite. Chaque heure qu’elle passe à débloquer des bourrages papier et à résoudre des problèmes de pilotes est une heure qu’elle ne consacre pas à des tâches essentielles.

C'est l'un des coûts cachés les plus évidents qui soient. Vous versez un salaire de technicien qualifié pour qu'il s'occupe d'une tâche qui ne devrait jamais atterrir sur son bureau. En le déchargeant de la gestion des impressions, vous libérez une partie de votre temps interne le plus précieux.

Des déchets que l'on ne voit pas parce qu'on ne peut pas les mesurer

Sans suivi, il est impossible de savoir quelle part de vos impressions est tout simplement gaspillée. Des documents imprimés en couleur alors qu’ils auraient pu l’être en noir et blanc. Des impressions recto alors qu’un recto-verso aurait suffi. Des travaux envoyés à l’imprimante et jamais récupérés. Des impressions personnelles sur les appareils de l’entreprise.

Il n'y a là aucune intention malveillante. C'est simplement ce qui se produit en l'absence de visibilité et d'une politique simple. Les entreprises qui mettent en place des règles d'impression élémentaires, comme l'impression recto verso et en noir et blanc par défaut, parviennent souvent à réduire sensiblement leur volume d'impression sans que personne ne se sente limité. On ne peut pas gérer ce que l'on ne mesure pas, et la plupart des bureaux ne mesurent absolument rien.

Des failles de sécurité qui ont un coût

Les imprimantes de bureau sont des périphériques connectés à votre réseau, et un nombre surprenant d'entre elles sont totalement exposées. Des documents confidentiels se retrouvent dans les bacs de sortie, où n'importe qui peut les récupérer. Ces périphériques stockent des données sans que personne n'y prête attention. Une imprimante non sécurisée peut même constituer une porte d'entrée vers l'ensemble de votre réseau.

Le coût d'une faille de sécurité reste invisible jusqu'à ce qu'il devienne colossal. L'impression sécurisée, qui permet de n'imprimer un document que lorsque la bonne personne se trouve devant l'imprimante, ainsi qu'une authentification de base des utilisateurs, permettent de combler les failles les plus courantes avec un minimum d'efforts.

Trop de fournisseurs, trop de factures

Au fil des ans, de nombreuses entreprises ont accumulé des équipements et des contrats provenant de plusieurs fournisseurs différents. Cela se traduit par une multitude de factures, de numéros d'assistance et de dates de renouvellement, sans qu'il y ait une seule personne capable de vous donner une vue d'ensemble des coûts. La charge administrative en elle-même représente un coût, et cette fragmentation rend tous les autres problèmes de cette liste plus difficiles à résoudre.

Comment vraiment maîtriser la situation

La bonne nouvelle, c'est que tout cela ne nécessite pas de changement radical. La marche à suivre pour maîtriser la situation est simple :

Commencez par faire le point. Évaluez précisément tous les appareils que vous possédez, leur fréquence d'utilisation respective, ainsi que le coût réel de vos consommables et de vos services à l'heure actuelle. Cette simple étape surprend généralement les gens.

Adaptez la taille de votre parc informatique. La plupart des bureaux disposent d’un nombre inadapté d’appareils : soit trop d’appareils sous-utilisés, soit trop peu, ce qui entraîne des goulots d’étranglement. Adaptez votre matériel à vos besoins réels.

Définissez des règles d'impression simples. Optez par défaut pour l'impression recto verso et en noir et blanc. Activez la fonction de validation sécurisée. Ces petits réglages par défaut permettent à la fois de réduire le gaspillage et d'améliorer la sécurité.

Regroupez vos services autant que possible. Un seul fournisseur et un coût mensuel prévisible permettent de rendre l'ensemble gérable, plutôt que mystérieux.

Automatisez la gestion des stocks et la maintenance. Remplacez les commandes d'urgence et les réparations réactives par un réapprovisionnement et un service proactif.

C'est essentiellement ce que proposent les services d'impression gérés. Un programme d'impression géré regroupe l'ensemble de l'environnement d'impression (les périphériques, les consommables, la maintenance et la surveillance) au sein d'un seul contrat, avec un coût prévisible. La pertinence de cette solution pour une entreprise donnée dépend des conclusions de l'évaluation, ce qui justifie de commencer par cette dernière.

La première étape consiste simplement à regarder

Vous n'avez pas besoin de vous engager à quoi que ce soit pour faire le point sur votre situation. Une analyse de vos dépenses d'impression vous montre précisément ce que vous dépensez aujourd'hui, y compris les coûts que vous n'avez jamais suivis, et ce qui pourrait changer. La plupart des entreprises sont véritablement surprises par les résultats obtenus.

Si votre entreprise est confrontée à des coûts d'impression imprévisibles, à des appareils vieillissants ou à un temps trop important consacré par le personnel à la maintenance des imprimantes, cela vaut la peine de vous renseigner. Toshiba Tec Canada propose un bilan d'impression gratuit et met à votre disposition un partenaire canadien unique pour gérer l'ensemble du processus si vous décidez de vous lancer.

Appel à l'action : Prenez rendez-vous pour une évaluation gratuite de vos besoins en impression avec Toshiba Tec Canada.