Tout commence par un bilan, et ce bilan est gratuit
Nous examinons ce dont vous disposez, où cela se trouve, ce que cela coûte à l'exploitation et comment cela est réellement utilisé. Non pas ce pour quoi la flotte a été conçue, mais ce qu'elle fait réellement.
Cela fait généralement ressortir toujours les mêmes quelques éléments :
Des machines que personne n'utilise, mais qui sont toujours couvertes par un contrat de maintenance.
Des machines qui sont fortement surchargées, qui impriment bien au-delà de ce pour quoi elles ont été conçues, ce qui explique pourquoi elles tombent sans cesse en panne.
Impression en couleur sur des documents qui n'avaient pas besoin d'être en couleur.
Nous avons en stock plusieurs types de toners différents, car le parc a été constitué petit à petit.
Les services impriment bien plus que ce que l'on pensait, généralement pour une raison qui s'avère pouvoir être résolue.
Vous recevrez les résultats, que vous décidiez ou non de travailler avec nous. Si notre conclusion est que votre organisation est déjà efficace, c'est une information utile à connaître et nous vous en ferons part.
Quels changements interviennent après l'évaluation ?
Une flotte adaptée aux besoins.
Le nombre adéquat de machines, du bon type, installées là où les gens travaillent réellement. En général, moins de machines qu'auparavant, mais de meilleure qualité.
Des règles qui s’appliquent systématiquement. Impression recto-verso par défaut. La couleur là où elle apporte une réelle valeur ajoutée. Les travaux volumineux sont acheminés vers la machine qui les traite au meilleur coût. Configurées une seule fois, elles s’appliquent partout, sans qu’il soit nécessaire de compter sur la mémoire des utilisateurs.
Visibilité par service. Qui imprime quoi, où et à quel coût ? Ce simple fait suffit à modifier les comportements, avant même qu'une politique ne soit mise en place.
Des fournitures qui arrivent d'elles-mêmes. Du toner commandé automatiquement en fonction de la consommation réelle, plutôt que lorsque quelqu'un remarque qu'un placard est vide. Pas de frais de livraison express, pas de placard rempli de cartouches pour une machine qui n'est plus là depuis deux ans.
Un service pris en charge. Un interlocuteur unique pour l'ensemble de la flotte. Une maintenance préventive plutôt que d'attendre une panne.
Logiciel de gestion d'impression
La couche de contrôle qui sous-tend tous les éléments susmentionnés.
Il authentifie les utilisateurs au niveau de l'appareil, conserve les tâches jusqu'à ce que la personne se présente pour les récupérer, applique automatiquement les règles et génère des rapports sur l'ensemble de ces opérations.
L'impression à la demande est la fonctionnalité que la plupart des bureaux remarquent en premier. Rien ne s'imprime tant que vous n'êtes pas devant la machine, ce qui signifie qu'il n'y a pas de documents abandonnés dans le bac, pas de documents confidentiels laissés dans un couloir commun, et pas besoin de réimprimer parce que quelqu'un d'autre a pris vos pages par erreur.
Pour les entreprises qui facturent les frais d'impression à un client, à un dossier ou à un projet, ce même système gère la refacturation.
Ce que vous achetez réellement
C'est surtout une question de prévisibilité.
Au lieu d'un mélange imprévisible d'achats de matériel, de commandes de cartouches et d'interventions techniques, vous bénéficiez d'un parc géré aux coûts prévisibles, de consommables livrés avant qu'ils ne soient épuisés, et d'un seul numéro à appeler en cas de panne. Ce que les clients soulignent au bout d'un an, c'est qu'ils ne se soucient plus du tout de l'impression.