Pourquoi les validations de factures sont-elles sans cesse bloquées (et comment remédier à ce problème) ?

Chaque équipe financière connaît ce genre de semaine. On est le 3 du mois, un fournisseur appelle pour s'enquérir d'une facture datant de six semaines, et personne ne sait où elle se trouve. Quelqu'un pense qu'elle a été transmise au responsable des opérations pour validation. Or, celui-ci était en vacances. La facture se trouve dans un fil de discussion par e-mail devenu si long que plus personne ne le lit.

Personne n'a commis d'erreur. C'est justement ce qui est frustrant. La facture s'est retrouvée bloquée parce que le processus comporte des points de blocage, et cela se reproduira le mois prochain avec une autre facture.

Voici où se trouvent généralement ces problèmes, et ce qui permet de les résoudre.

Premier point de blocage : l'arrivée

Les factures arrivent par bien plus de canaux que la plupart des équipes ne le pensent : par e-mail dans une boîte de réception partagée, par e-mail adressé à une personne en particulier, sous forme de pièces jointes au format PDF, par courrier postal et, de plus en plus souvent, via des portails fournisseurs dont le fonctionnement varie d’un site à l’autre. Avant que quoi que ce soit puisse être validé, quelqu’un doit constater leur arrivée et les enregistrer dans le système que vous utilisez.

Cette étape n'apparaît sur aucune cartographie des processus, mais c'est là qu'un nombre surprenant de factures passent leur première semaine. Une facture envoyée à une personne absente n'entre pas du tout dans le processus avant son retour.

La solution réside dans un point d'entrée unique. Une destination unique vers laquelle toutes les factures sont acheminées, quel que soit leur mode d'envoi, et où leur arrivée est automatiquement enregistrée. Tout ce qui se passe en aval dépend de cela. On ne peut pas gérer ce que l'on n'a pas enregistré.

Deuxième point de blocage : la saisie des données

Une personne lit la facture et saisit les informations qu'elle contient dans votre système comptable : le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant, la référence du bon de commande, la TVA, ainsi que les détails des lignes de facture si ce niveau de précision est nécessaire.

C'est la tâche la moins intéressante dans le domaine de la finance, et c'est là que des erreurs s'introduisent dans vos données. Un chiffre inversé dans un montant, le nom d'un fournisseur orthographié de deux façons différentes, une référence de bon de commande manquante. Ces erreurs ne sont pas détectées lors de la saisie des données. Elles apparaissent trois semaines plus tard, lors d'un rapprochement, et c'est alors que quelqu'un passe un après-midi à essayer de comprendre ce qui s'est passé.

La solution réside dans la numérisation plutôt que dans la saisie manuelle. Les logiciels modernes de numérisation de documents lisent la facture, en extraient les champs et les comparent aux informations déjà enregistrées dans vos fichiers avant que quoi que ce soit ne soit créé dans votre système comptable. C’est là que l’extraction basée sur l’IA prend tout son sens. Les anciens systèmes nécessitaient la création d’un modèle adapté à la mise en page de chaque fournisseur, ce qui devenait obsolète dès qu’un fournisseur modifiait la présentation de sa facture. Les systèmes capables d’apprendre à lire des documents qu’ils n’ont jamais vus auparavant ne rencontrent pas ce problème.

Il convient de préciser ce que cela implique et ce que cela n'implique pas. Cela ne signifie pas que plus personne ne vérifie les factures. Cela signifie que la personne chargée de la vérification contrôle un formulaire prérempli plutôt que de le saisir à partir de zéro, et que les anomalies sont signalées immédiatement au lieu d'être détectées ultérieurement.

Troisième point d’achoppement : circuit d’approbation

C'est celle que tout le monde connaît. La facture doit être signée par une personne qui est en réunion, sur place ou absente, et il n'y a aucun moyen de savoir qu'elle est en attente.

Le courrier électronique aggrave la situation au lieu de l'améliorer. Un e-mail est une copie, pas un emplacement. Lorsqu'une facture a été transférée trois fois, il n'y a plus de réponse unique à la question de savoir où elle se trouve, mais seulement les souvenirs partiels de plusieurs personnes.

La solution consiste à mettre en place un routage par règles avec visibilité. La facture est automatiquement transmise au bon responsable de validation en fonction du montant, du service ou du fournisseur. Les validations s'effectuent depuis un téléphone ou un navigateur. Tout dossier en attente depuis trop longtemps est visible sans que personne n'ait à le relancer, et l'historique des validations (qui a validé quoi et quand) est enregistré en temps réel, plutôt que d'être reconstitué a posteriori.

Point de blocage n° 4 : le retrouver

La facture est validée et payée. Quatre mois plus tard, un auditeur la réclame ou un fournisseur s'interroge sur un paiement, et les recherches commencent.

Le classement est l'étape que les équipes ont tendance à négliger lorsqu'elles sont débordées, et c'est celle qui coûte le plus cher par la suite, car ce sont ceux qui ont besoin du document qui en supportent le coût, et non ceux qui l'ont classé.

La solution consiste à indexer les données dès leur saisie. Si le système a déjà extrait les informations relatives au fournisseur, à la date, au montant et au bon de commande pour traiter la facture, il peut l'archiver automatiquement en fonction de ces éléments. La recherche devient alors un simple tri plutôt qu'un véritable fouille.

Avant de tout automatiser, évaluez ce dont vous disposez

L'erreur la plus courante consiste à acheter un logiciel avant d'avoir compris le processus. Automatiser un processus défaillant ne fait qu'accélérer sa défaillance et engendre des frais de licence.

Trois choses à faire en premier lieu.

Durée : un mois. Sélectionnez vingt factures et notez la date de réception et la date d'approbation de chacune d'entre elles. La plupart des équipes sont surprises. Ce n'est généralement pas la moyenne qui pose problème, mais les valeurs aberrantes.

Déterminez votre propre chiffre. Les chiffres publiés concernant le coût du traitement manuel d’une seule facture varient énormément d’une source à l’autre, car chacun le mesure différemment. Cet écart est trop important pour pouvoir s’en servir comme base de planification, et c’est une bonne raison de calculer votre propre chiffre plutôt que d’emprunter celui de quelqu’un d’autre. Comptez les heures que votre équipe consacre aux quatre étapes ci-dessus et divisez-les par votre volume.

Demandez-vous d'où viennent les exceptions. La plupart des retards ne sont pas répartis de manière homogène. Ils se concentrent autour d'une poignée de fournisseurs, d'un seuil d'approbation ou d'une catégorie d'achat. Il est généralement moins coûteux de remédier à cette concentration que d'automatiser l'ensemble du processus.

Commencez par un seul processus, pas par tous

La gestion des comptes fournisseurs est généralement le point de départ pour la plupart des organisations, car le volume est constant, le processus est reproductible et les gains d'efficacité sont facilement perceptibles. Une fois ce système opérationnel, le même modèle de saisie, d'acheminement et de validation s'applique aux contrats, à l'intégration des nouveaux collaborateurs et à la conservation des documents, sans qu'il soit nécessaire de repartir de zéro.

L'important est de choisir un processus, de valider le changement et de s'appuyer sur ces résultats pour étendre l'approche, plutôt que d'essayer de tout repenser d'un seul coup.

La place de Toshiba

Chacune de ces quatre solutions repose sur le même principe : les documents doivent arriver à un seul et même endroit, sous une forme lisible par le système. C'est cet aspect que la plupart des organisations sous-estiment, et c'est là qu'un partenaire de mise en œuvre montre toute sa valeur.

Toshiba Tec Canada propose des solutions d'automatisation des flux de travail documentaires sur des plateformes reconnues, notamment DocuWare et M-Files, dont la mise en œuvre et le support sont assurés par une équipe canadienne. Vos appareils multifonctions Toshiba existants deviennent le point d'entrée pour la numérisation ; ainsi, les documents reçus sur papier intègrent le même flux de travail que tous les autres.

Si la validation des factures est actuellement le processus qui prend le plus de temps à votre équipe, c'est un bon point de départ pour entamer une discussion. Discutez-en avec un spécialiste des flux de travail chez Toshiba Tec Canada.