Qu'est-ce que c'est ?

1. Choisissez le bon DMS : Adaptez votre choix de DMS aux besoins de votre entreprise. Envisagez des solutions comme M-Files ou DocuWare pour des fonctionnalités spécifiques.2. Optimiser l'indexation : Indexez avec précision les documents pour faciliter leur récupération. Établir des structures de dossiers et des catégories claires pour une organisation efficiente.3. Numériser les documents papier : Améliorer l'accessibilité et la sécurité en numérisant les documents papier. Assurer une transition en douceur des fichiers physiques aux fichiers électroniques.4. Gérer l'accès en toute sécurité : Définir les autorisations d'accès en fonction de la sensibilité des documents. Identifier et contrôler l'accès pour les personnes ou les ministères.5. Mettre en œuvre l'automatisation : Tirez parti de l'automatisation pour les flux de travail et les notifications documentaires. Améliorer l'uniformité des processus de gestion des documents.6. Adoptez le stockage en nuage : choisissez entre le stockage sur place et le stockage en nuage pour plus de flexibilité. Le stockage en nuage offre l'accessibilité, la collaboration et une sécurité renforcée.7. Maintenir le contrôle des versions : Activez un contrôle de version efficace pour les mises à jour de documents. Faciliter la collaboration sans compromettre l'intégrité des documents.8. Effectuer des vérifications de documents : Effectuer régulièrement des vérifications internes et externes. Assurer la conformité aux règlements du secteur et déterminer les améliorations apportées aux procédurs.9. Comprendre la réglementation locale : Familiarisez-vous avec les exigences en matière de conservation des documents. Respectez les réglementations locales pour le stockage et la suppression de types de documents spécifiques. Ces pratiques optimisent votre DMS pour l'efficacité et la conformité. Prioriser la structure des dossiers, le contrôle de version et les autorisations des utilisateurs Des plates-formes comme M-Files peuvent améliorer encore votre expérience de gestion de documents en offrant des solutions d'intégration et unifiées.